Napojení účetního softwaru Pohoda na IS Helios iNuvio

Zadání: Účetní firma provozující IS Helios iNuvio zpracovává účetní agendu pro více klientů. Část jejich klientů používá jako svůj podnikový software Pohodu. Firma potřebovala automatizovat přenos faktur z Pohody do Heliosu a eliminovat ruční přepisování dokladů.

Fáze 1 — První klient, přijaté a vydané faktury (leden 2024)

První fází bylo napojení faktur prvního klienta — jeho Pohoda exportuje doklady ve standardním XML formátu. Řešení bylo postaveno na:

• Tabulce pro načtení a uložení vytěžených dat z XML
• Definovaném přehledu pro seskupení dokladů a přiřazení organizací
• Tabulce pro správu účetních období včetně přiřazení dokladů
• SQL proceduře a tlačítku pro spuštění celého importu jedním klikem

Výsledkem je, že operátor v Heliosu načte připravený XML soubor a faktury se automaticky zanesou do systému — včetně vazby na dodavatele, částek, DPH a položek dokladu. Řešení pokrylo jak přijaté, tak vydané faktury.

Fáze 2 — Druhý klient s odlišným formátem XML (březen 2024)

Druhý klient rovněž používá Pohodu, jeho XML export má však odlišnou strukturu. Import byl proto přizpůsoben tomuto formátu při zachování stejného principu zpracování — tabulky, definovaný přehled, přiřazení organizací a období.

Fáze 3 — Nová firma, vytěžování dokladů s automatickým zakládáním organizací (duben 2026)

V roce 2026 přišel požadavek od další firmy. Přijaté faktury procházejí automatickým vytěžováním — výstupem je XML soubor připravený k importu do Heliosu. Import probíhá přes obecné importy (plugin Heliosu), do kterého výstup přesně pasuje. Toto řešení bylo nejkomplexnější:

• Import zahrnuje i položky dokladu — název, množství, jednotková cena, DPH — každá řádka faktury jako samostatná položka v Heliosu
• Doklady jsou automaticky rozděleny do řad — tuzemské (CZ) a zahraniční
• Před importem probíhá vyhledání organizace podle následující logiky:
  • Tuzemský doklad — hledání podle IČ
  • Zahraniční doklad — hledání podle DIČ
  • Pokud na dokladu není CZ IČ ani DIČ — hledání podle názvu firmy
  • U zahraničního dokladu bez DIČ — přiřazení obecné organizace Zahraniční dodavatel
• Pokud organizace v Heliosu neexistuje, systém ji automaticky založí a přiřadí identifikátor

Tím odpadá nejen ruční přepisování dokladů, ale i zakládání nových dodavatelů a třídění zahraniční agendy.

Pro firmy, které obecné importy nemají k dispozici, máme připraveno vlastní řešení přímého importu — to lze doladit na míru podle konkrétních potřeb.

Výsledek

Účetní firma dnes zpracovává faktury více klientů s minimální manuální prací. Import, který dříve zabíral hodiny ručního zadávání, proběhne po načtení XML souboru automaticky. Řešení je modulární — každý klient má import přizpůsobený své struktuře dat, a přitom staví na stejném základu.